Imposta correttamente il Registro (Art. 30), evita errori comuni e mantieni evidenze pronte in caso di verifica.
Il Registro (Art. 30) non è un documento da riempire una volta. Se è incompleto o generico, diventa una prova di non conformità. Gli errori più frequenti si nascondono in due colonne critiche: finalità e tempi di conservazione.
Scrivere solo "Gestione Clienti" o "Marketing" viola il principio di limitazione delle finalità (Art. 5). Occorre specificare il motivo, in modo determinato e legittimo.
Gestione ClientiEsecuzione di misure precontrattuali/contrattuali (preventivi, ordini, fatturazione)MarketingInvio newsletter promozionali su prodotti analoghi (soft-spam, Art. 130) oppure invio newsletter commerciali (previo consenso, Art. 6)Il principio di limitazione della conservazione impone un termine preciso o un criterio determinabile. Lasciare vuoto, scrivere "come da norma di legge" o "illimitato" è inaccettabile.
A norma di leggeFino a richiesta di cancellazione (errato per i dati di fatturazione)IllimitatoNon pensare al "Cliente" come blocco unico. I dati servono finalità diverse, con tempi diversi. Il Registro deve riflettere questa distinzione.
Trattamento: Gestione Cliente (Scomposto)
Evita fogli di calcolo statici: usa strumenti che guidano l'inserimento, definiscono finalità/tempi e mantengono evidenze aggiornate.